Při zúčtování mzdy zaměstnanci mohou nastat chyby různého charakteru. Buď mu byl zúčtován příjem nižší, nebo zaměstnavatel zúčtoval zaměstnanci příjem neoprávněně vyšší. Jak správně postupovat, když k takové situaci dojde?
Ať už chyba vznikne při stanovení jakéhokoliv druhu příjmu zaměstnance, buď znamená, že zaměstnanci byl zúčtován příjem za daný kalendářní měsíc nižší, než jaký mu náleží, pak zaměstnavateli vzniká nedoplatek vůči zaměstnanci, nebo zaměstnavatel zúčtoval zaměstnanci příjem neoprávněně vyšší, než jaký mu náleží, pak je třeba řešit vrácení či vyrovnání takto vzniklého přeplatku zaměstnavatele vůči zaměstnanci.
Zaměstnanci jsou zaměstnavatelem zúčtovány různé druhy příjmů. Některé z nich jsou poskytovány přímo za práci (mzda, plat, odměny z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr), jiné v souvislosti s existencí daného pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem (náhrady mzdy či platu, odstupné, odměna za pracovní pohotovost apod.).
Toto rozdělení příjmů zaměstnance na příjmy za práci a na ostatní příjmy vychází z pojetí zákoníku práce. Ten také definuje, že zaměstnancem je člověk (fyzická osoba), který vykonává na základě pracovněprávního vztahu práci pro zaměstnavatele (právnickou či fyzickou osobu), jež má znaky práce závislé. To znamená, že zaměstnavatel má v tomto právním vztahu nadřazené postavení, zaměstnanec podřízené a zaměstnanec svoji práci vykonává osobně jménem a podle pokynů zaměstnavatele.
Závislá práce může být vykonávána pouze na základě tří možných pracovněprávních vztahů – na základě pracovního poměru (založeném pracovní smlouvou) a na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti).
Z hlediska problematiky, kterou se hodláme v tomto článku zabývat, tj. náprava chyb, k nimž došlo při zúčtování příjmů zaměstnanci zaměstnavatelem, je praktičtější:
- vnímat osoby zaměstnavatele a zaměstnance v širším pojetí tak, jak je definuje zákon o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) a ve stejném rozsahu i právní předpisy týkající se pojistného na veřejné zdravotní pojištění (dále jen „ZP“) a sociální zabezpečení (dále jen „SP“) a dále
- vnímat příjmy zaměstnance zejména z toho pohledu, zda a jakým zákonným srážkám podléhají.
Příjmy zúčtovávané zaměstnanci zaměstnavatelem zpravidla podléhají dani z příjmů a odvodům pojistného na veřejné zdravotní pojištění a sociální zabezpečení. Některé však mohou podléhat pouze dani z příjmů a pojistnému na veřejné zdravotní pojištění, jiné jen dani z příjmů a další zase třeba nepodléhají žádným zákonným srážkám.
Pokud jde o daň z příjmů (dále jen „DP“), tak zde máme na mysli buď srážku tzv. daně ze závislé činnosti, kdy se zaměstnanci sráží záloha (tzv. daň ze závislé činnosti, dále jen „DZVČ“) na jeho výslednou (roční) daňovou povinnost z titulu daně z příjmů fyzických osob, nebo srážku tzv. srážkové daně (tzv. daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně), která představuje konečné zdanění příjmu zaměstnance bez povinnosti započítávat tuto daň na výslednou (roční) daňovou povinnost zaměstnance z titulu daně z příjmů fyzických osob.
Zaměstnanci však zůstává právo tento zápočet srážkové daně na svoji výslednou daňovou povinnostprovést v daňovém přiznání, což pro něj může být výhodné. Reálná je i situace, že zaměstnanci za daný měsíc žádná povinnost z titulu daně z příjmů ze závislé činnosti srážená není, ale naopak je jeho čistý příjem navýšen o tzv. měsíční daňový bonus, který může vzniknout jenom tehdy, pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění na děti.
Do stejného režimu zdanění daní z příjmů a odvodů SP a ZP spadají i příjmy z jiných právních vztahů než jen z těch založených výše uvedenými pracovněprávními vztahy, například odměny členů statutárních orgánů obchodních korporací. Tento širší záběr chápe zaměstnance jako všechny osoby, jež pobírají příjmy ze závislé činnosti podle § 6 ZDP.
Zúčtováním mzdy – pojmem použitým v názvu články, tedy rozumíme celý rozsah druhů příjmů, jež mohou být zaměstnanci jako osobě s příjmy ze závislé činnosti zúčtovány zaměstnavatelem.
Ve světle výše uvedeného je třeba si uvědomit, u jakého druhu příjmu zúčtovaného zaměstnanci k chybě došlo a co vše bude třeba opravit. Neboli testujeme dopad chyby do dodatečné změny – opravy:
- výše čisté mzdy či konečné částky určené k výplatě zaměstnanci,
- výše pojistného (SP a ZP), které mělo být správně sraženo zaměstnanci, a stejně tak do výše pojistného, které měl za zaměstnance správně odvést „ze svého“ zaměstnavatel,
- výše DZVČ či výše měsíčního daňového bonusu, případně výše srážkové daně,
- výše dalších specifických srážek ze mzdy (výživné, exekuce apod.),
- výše pojistného na zákonné pojištění odpovědnosti za škodu a pracovní úrazy (tzv. úrazové pojištění zaměstnanců),
- výše příjmů zaměstnance za rozhodné období, pokud na jejich základě dochází k přiznání dávek ze systémů sociálního zabezpečení (výše nemocenského, ošetřovného, mateřské apod.).
V dalším textu předpokládáme, že ke zjištění chyby došlo již po výplatním termínu a po splnění daňových a dalších odvodových povinností souvisejících se zúčtováním příjmů zaměstnancům za daný kalendářní měsíc.
Nedoplatek při zúčtování mzdy
Nejdříve se zaměříme na řešení nedoplatku při zúčtování mzdy zaměstnanci. Zjištěný nedoplatek je zaměstnanci třeba co nejdříve zúčtovat a doplatit mu jej po případných povinných daňových a dalších odvodových srážkách v tzv. čisté výši.
Konkrétní charakter nedoplatku ve mzdě může nabízet dvě základní možnosti řešení:
- Zaměstnanec přistoupí na návrh zaměstnavatele, že mu bude jeho nárok na doplatek mzdy zúčtován ve mzdě za následující kalendářní měsíc, pak se tedy z hlediska čistého příjmu zaměstnance vše srovná při výplatě mzdy za následující měsíc.
- Zaměstnanec nesouhlasí s výše uvedeným návrhem a požaduje doplatit čistý příjem za aktuální měsíc do správné výše. V tomto případě má zaměstnavatel povinnost doplatit zaměstnanci chybějící čistý příjem co nejdříve.
Konkrétní řešení druhého případu, kdy zaměstnanec požaduje doplatek mzdy okamžitě, se můžeodehrát dvěma způsoby:
a)Zaměstnavatel „otevře“ již uzavřené zpracování mzdy zaměstnance za daný měsíca provede zde dodatečnou opravu v zúčtovaní mzdy. Uvede zde správné hodnoty, vygeneruje opravený výplatní lístek, kde částka k výplatě odpovídá součtu částky původně vyplacené zaměstnanci a nyní dodatečně provedenému doplatku čistého příjmu zaměstnance.
Jestliže chyba spočívala v takové části zúčtovaného příjmu zaměstnance, která má vliv i na daňové (DP) a odvodové (SP a ZP) povinnosti, pak je třeba vzniklé nedoplatky na dani (DZVČ či srážkové dani) doplatit na účet finančního úřadu, stejně tak nedoplatky na SP příslušné správě sociálního zabezpečení a nedoplatky na ZP příslušné zdravotní pojišťovně. Těmto institucím se také zasílají opravné přehledy za daný kalendářní měsíc s uvedením správné výše SP a ZP.
Příslušný finanční úřad jako správce daně z příjmů ze závislé činnosti a srážkové daně se v průběhu kalendářního roku nedozvídá od zaměstnavatelů, jakou výši daňových povinností měli zaměstnancům srazit, proto se ani správci daně neoznamují opravy v těchto srážkách provedených v průběhu kalendářního roku. Vše se následně zohlední až po skončení kalendářního roku, kdy zaměstnavatel provádí vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti(více viz článek Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti) a vyúčtování srážkové daně (více viz článek Vyúčtování „srážkové“ daně z příjmů fyzických osob). Zde předpokládáme, že k chybě v zúčtování mzdy a k její následné opravě dochází v rámci kalendářního roku, za nějž výše uvedená vyúčtování zatím nebyla podána.
Tento postup opravy lze hodnotit jako nejpřehlednější. Navíc, pokud byl nedoplatek vůči zaměstnanci způsoben tím, že mu byla omylem zúčtována nižší mzda či plat za práci (například z důvodu omylem použitého nižšího mzdového tarifu pro výpočet mzdy) a došlo by k této chybě za poslední měsíc kalendářního čtvrtletí, pak je tímto postupem zaručeno, že bude správně stanoven průměrný výdělek k 1. dni následujícího čtvrtletí, který je důležitý například pro správné stanovení náhrady mzdy za dovolenou, za dny pracovní neschopnosti apod.
V praxi zde může nastat problém, že mzdový či personální software nemusí umožňovat dodatečně vstupovat do již uzavřeného „mzdového“ měsíčního období.
b) Druhým způsobem, jak postupovat, jestliže doplácíme zaměstnanci mzdu za daný měsíc, je, že tento doplatek je zaměstnanci vyplácen formou zálohy na mzdu, která mu bude zúčtovávána v následujícím měsíci. Tento postup je technicky pravděpodobně nejsnáze proveditelný, ale je právě nutné pamatovat na to, co bylo uvedeno v předchozím postupu o průměrném výdělku stanovovaném podle zákoníku práce: Jestliže takto napravovaná chyba v zúčtování mzdy má vliv na průměrný výdělek, týká se již uzavřeného kalendářního čtvrtletí, ale je prováděna v následujícím kalendářním čtvrtletí, pak je třeba průměrný výdělek na následující čtvrtletí ručně přepočítat (mzdový či personální software bude vycházet ze skutečně zúčtovaných mezd za dané čtvrtletí a není schopen zohlednit dodatečnou korekci provedenou v jiném kalendářním čtvrtletí).
Zároveň je třeba i v tomto následujícím kalendářním čtvrtletí, kdy došlo k promítnutí doplatku mzdy do zúčtování mzdy, vliv tohoto doplatku na stanovení průměrného výdělku zjišťovaného pro účely zákoníku práce k 1. dni dalšího kalendářního čtvrtletí (po tomto následujícím kalendářním čtvrtletí) vyloučit, aby nedošlo ke zkreslení průměrného výdělku pro další rozhodné období.
Zúčtování vyššího příjmu, než na jaký byl nárok
Nyní se podívejme na opačnou situaci, kdy zaměstnavatel omylem zúčtoval zaměstnanci příjem vyšší, než na jaký mu vznikl nárok. Zaměstnavateli vůči zaměstnanci vzniká přeplatek, který opět v závislosti na tom, na jakém druhu zúčtovaného příjmu zaměstnance vznikl, může mít další konsekvence. Nejenže zaměstnanci bylo vyplaceno více než mělo, ale také mohlo dojít k vyšším odvodům SP a ZP či daně z příjmů.
Může zaměstnavatel požadovat po zaměstnanci vrácení takto vzniklého přeplatku? Jestliže jde o zaměstnance v užším pojetí zákoníku práce (zaměstnanec v pracovněprávním vztahu), pak je třeba respektovat § 331 zákoníku práce, který stanovuje, že vrácení neprávem vyplacených částek může zaměstnavatel na zaměstnanci požadovat, jen jestliže zaměstnanec věděl nebo musel z okolností předpokládat, že jde o částky nesprávně určené nebo omylem vyplacené.
Jestliže tedy zaměstnanec odmítne neoprávněně přijatý příjem vrátit zaměstnavateli, nezbývá než pokusit se řešit situaci soudní cestou a doufat, že soud uzná argumentaci zaměstnavatele, že zaměstnanec věděl nebo vědět mohl, že daný příjem získal neoprávněně.
Pokud zaměstnanec uznává, že získal od zaměstnavatele příjem navíc, jenž mu nepřísluší, a má být vrácení tohoto přeplatku řešeno srážkami z následující zúčtované mzdy či mezd (pokud je nutné řešit v delším časovém horizontu), je nutné, aby zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřeli dohodu o srážce ze mzdy. Bez jejího uzavření není zaměstnavatel oprávněn srážku ze mzdy provést.
I při uzavření dohody mohou nastat úskalí v praktické proveditelnosti srážek ve prospěch zaměstnavatele. Je třeba respektovat zákonná pravidla, jak se provádí srážky ze mzdy. Zúčtovaný příjem zaměstnance již může podléhat jiným srážkám, např. z titulu exekuce, případně zaměstnanec má již uzavřeny z dřívější doby jiné dohody o srážkách ze mzdy. Dohoda o srážkách ze mzdy uzavřená se zaměstnavatelem se dostává do pořadí srážek dnem jejího uzavření. Může se tedy stát, že pohledávka zaměstnavatele může být uspokojena až v delším časovém horizontu. Svoji roli zde hraje i celková zúčtovaná výše příjmů zaměstnanci a výše nezabavitelné částky.
Přeplatek zaměstnavatele se musí srážet v tzv. hrubé výši. To znamená, že v měsíci prováděné srážky dochází ke korekci hrubého příjmu zaměstnance (hrubé mzdy), a tím, v závislosti na druhu zúčtovaného příjmu, který je opravován, zpravidla i ke korekci zdanitelného příjmu (pro účely daně z příjmů) a vyměřovacích základů pro stanovení SP a ZP.
Srážka by proto měla být provedena v konkrétním měsíci tak, aby zúčtovaný příjem nešel do záporných hodnot. A jestliže má srážka vliv na vyměřovací základ pro ZP, pak by neměl klesnout pod úroveň minimální mzdy, aby nemuselo docházet k tzv. „dopočtu do minima“, pokud nejde o pojištěnce, jichž se „dopočet do minima“ netýká (více viz článek Zdravotní pojištění a minimální vyměřovací základ).
Přeplatek vzniklý chybami ve zúčtování mzdy lze srazit, pokud neuplynula tříletá promlčecí lhůta ode dne vzniku přeplatku.
Závěr
Cílem tohoto článku bylo přiblížit téma oprav chyb při zúčtování mzdy, ukázat, jakých oblastí se napravování takových chyb může dotknout a jakými cestami se lze vydat. Je zřejmé, že jde o téma rozsáhlé a komplikované v závislosti na konkrétní situaci zaměstnance, velikosti chyby a také na časovém horizontu, kdy bylo pochybení zjištěno.
V praxi při zjištění konkrétní chyby v zúčtování mezd je tedy prvním krokem identifikovat všechny oblasti, kterých se pochybení dotklo, a ujasnit si, jakým způsobem se bude chyba napravovat vůči zaměstnanci a jakým vůči dotčeným institucím.
Zdroj: https://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/mzdy-a-prace/jak-postupovat-kdyz-se-stane-chyba-pri-zuctovani/?utm_source=StwMailing&utm_medium=email&utm_content=20230809&utm_campaign=portal