Informace obsažené v tomto článku jsou určeny především pro ty uživatele, kteří se s programem IS Datainfo seznamují. Jsou zde popsány obecné principy fungování společné pro celý systém.
Databáze
Databáze IS Datainfo je místo ve vašem počítači nebo ve firemním serveru, kam si program ukládá veškerá data jedné firmy za nějaké období. Klasicky jsou v jedné databázi uložena data jedné firmy za jedno účetní období (rok), ale program umožňuje ukládat do jedné databáze i data za více období (roků). V žádném případě však není možné nahrávat do jedné databáze data více firem. Pokud zpracováváte účetnictví více firmám, založte si pro každou firmu vlastní databázi. Po účetní uzávěrce roku se běžně vytvoří kopie databáze starého roku pro prohlížení a archivaci, aby se data starého roku nemíchala s nově zadávanými. Databáze je možno vytvářet, mazat a přepínat mezi nimi v seznamu databází v nahrávání databází.
Databáze je fyzicky uložena v buď v jedné databázi na vašem firemním SQL serveru nebo v jednom souboru na pevném disku vašeho počítače.
Data v různých databázích jsou od sebe naprosto oddělená, nijak se nemíchají a nijak na sobě nezávisí. To platí i pro veškerá nastavení, uživatelské účty a oprávnění, uživatelské vzhledy tabulek, tiskové sestavy, vytvořené pohledy apod. Pokud byste si chtěli nějaká data (tiskovou sestavu, pohled) přenést z jedné databáze do jiné, použijte příslušnou import-export funkci (více v nápovědě jednotlivých modulů).
Spuštění programu
Program se spouští typicky přes zástupce na ploše Windows, o vytvoření zástupce se dočtete zde <odkaz na vytvoření zástupce>. Spuštěná instance IS Datainfo (= jedno otevřené okno) pracuje vždy právě s jednou databází. Pokud potřebujete pracovat s účetnictvím více firem najednou nebo pokud potřebujete zároveň prohlížet data účetnictví z minulých let, můžete si samozřejmě spustit IS Datainfo několikrát pokaždé s jinou databází.
První spuštění
Při úplně prvním spuštění programu, pokud ještě není vytvořena žádná databáze, se Vás program zeptá na jméno databáze. Můžete vyplnit něco jako MojeFirma2017, moje_firma_aktualni, nebo pokusna_databaze. Databázi nelze později přejmenovat, ale lze vytvořit novou. Nezadávejte název s mezerou nebo s diakritikou.
Uživatelské účty a oprávnění
V nové databázi je zaveden jediný uživatel Správce, který je přihlášen automaticky, nemá žádné heslo a nemá žádné omezení pro čtení nebo úpravu dat. Živnostníci a malé firmy si většinou vystačí s tímto jedním uživatelem a nemusí v nastavení nic měnit. Větší firmy si mohou v nastavení uživatelů vytvořit uživatelské účty a nastavit jim oprávnění podle modulů, řad a datumů pro čtení a pro zápis. Tyto uživatelské účty jsou platné pouze v rámci jedné databáze, ve které byly vytvořeny.